ICS 03.120.20 A 14 中华人民共和国国家标准 GB/T 39755.1—2021 电子文件管理能力体系 第1部分：通用要求 Electronic records management capability system- Part 1: General requirements 2021-03-09发布 2021-10-01实施 国家市场监督管理总局 发布 国家标准化管理委员会 GB/T 39755.1—2021 目 次 前言 引言 1 范围 规范性引用文件 3 术语和定义 4 缩略语 总则 5.1 电子文件管理目标 5.2 电子文件管理能力框架 6电子文件管理能力要求 6.1 总体能力 6.2 组织运作能力 6.3 文件管控能力 6.4信息服务能力· 13 6.5 技术实现能力? 17 参考文献 23 GB/T39755.1—2021 前言 GB/T39755《电子文件管理能力体系》分为以下2个部分： 第1部分：通用要求； —第2部分：评估规范。 本部分为GB/T39755的第1部分 本部分按照GB/T1.1一2009给出的规则起草。 本部分由国家密码管理局提出并归口。 公司（国家电子政务系统质量监督检验中心）、北京数字认证股份有限公司、为者常成网络科技有限责任 公司、国家信息中心软件评测中心。 本部分主要起草人：薛四新、杜小勇、李荔、邵淼、李存才、温育忠、袁艺匀、籍淑丽、薛哲妮、张静、 张茹、刘中、刘鑫芝、李桐、杨艳、王改娇、张晓、苏文铮、杨丰华、喻玲、田娜、姚恒、牛乐、罗家靖、陈香、 郭鹏、徐华、李月东、尚奋宇。 1 GB/T39755.1—2021 引言 电子文件是国家的战略信息资源，是机构的业务过程证据，是数据和信息的载体，是信息时代国家 治理、经济运行、社会运转、历史传承的重要工具。科学管理电子文件是新时代国家治理的一项基础性、 长期性的重要工作，是国家网络强国战略和信息化战略的重要组成部分。党中央、国务院高度重视电子 文件管理工作，2009年，建立了国家电子文件管理部际联席会议（以下简称“联席会议”）制度，国家电子 文件管理部际联席会议办公室（简称“国电联办”）设在国家密码管理局。联席会议及其办公室以习近平 新时代中国特色社会主义思想为指导，认真贯彻落实网络强国战略和信息化战略，加强标准引领和示范 带动，推动电子文件管理的国家大政方针和基层业务工作深度融合。 管好、存好、用好电子文件在形成、处理、交换、归档、保管、鉴定处置、检索统计、利用服务等业务过 程产生的信息资产，是推进国家治理体系和治理能力现代化的迫切需要，是机构降低管理成本、提高工 作效率、支持业务办理、留存业务凭证、积累数字资产、保存信息资源、提供知识服务和传承历史文化的 重要举措。党政机关、企事业单位、人民团体和其他组织应充分认识到提升自身电子文件管理能力的重 要性和迫切性，最大程度地发挥电子文件在加强组织管理、促进业务工作、提高工作效率、降低社会运行 成本等方面的作用 本部分是我国电子文件管理标准体系的重要组成部分，旨在引导机构建立电子文件管理能力体系， 促进机构有效提升电子文件管理工作水平。 Ⅱ GB/T39755.1—2021 电子文件管理能力体系 第1部分：通用要求 1 范围 GB/T39755的本部分规定了机构电子文件管理的目标和机构开展电子文件管理应具备的组织运 作、文件管控、信息服务和技术实现的能力。 本部分适用于机构加强电子文件管理能力建设，以及对机构电子文件管理能力进行检查评估和监 督检查。 2 2规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T18894 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T22239 信息安全技术网络安全等级保护基本要求 GB/T25070 信息安全技术网络安全等级保护安全设计技术要求 GB/T 28827.1 信息技术服务运行维护第1部分：通用要求 GB/T 28827.2 信息技术服务运行维护第2部分：交付规范 GB/T 28827.3 信息技术服务运行维护第3部分：应急响应规范 GB/T29194 电子文件管理系统通用功能要求 GB/T33190 电子文件存储与交换格式版式文档 GB/T34960.1信息技术服务治理，第1部分：通用要求 DA/T46—2009文书类电子文件元数据方案 ISO23081-2信息和文献元数据管理第2部分：概念性和实施细则（Informationanddocu- mentationManaging metadata for records Part 2:Conceptual and implementation issues) 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 电子文件管理 electronic records management 在电子文件全生命周期的各个阶段，对电子文件的形成办理、归档处理、保管维护和提供利用的全 过程进行专门管理的一项活动。 存信息资源、提供知识服务和传承历史文化。 3.2 电子文件管理组织electronicrecordsmanagementorganization 机构中设立的专职或兼职管理电子文件的团体， 注：通常以电子文件中心、数据中心、档案馆（室）、文件和档案代管机构等组织形式存在。 1 GB/T39755.1—2021 3.3 电子文件管理系统 electronicrecordsmanagementsystem 对电子文件的识别、捕获、存储、维护、利用和处置等进行管理和控制的信息系统。 3.4 电子文件管理能力 electronic records management capability 机构及其人员管理电子文件的资源、工具、方法、知识和经验等的总称。 4缩略语 下列缩略语适用于本文件。 CRO：首席文件管理执行官（ChiefRecordsOfficer） ER：电子文件（ElectronicRecords) ERM：电子文件管理（ElectronicRecordsManagement) ERMO：电子文件管理组织（ElectronicRecordsManagementOrganization） ERMS：电子文件管理系统（ElectronicRecordsManagementSystem） IT：信息技术（InformationTechnology） OFD：开放式版式文档(OpenFixed LayoutDocument) 5总则 5.1电子文件管理目标 开展ERM工作的目标在于： 帮助机构及其人员树立电子文件管理意识，使之能够科学有效地管理机构内部各项业务活动 过程中产生的有价值的、需要长期保存的各类电子文件，以支持机构相关业务活动有效开展； 维护电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，促进电子文件的广泛使用，保障电子文件的 安全、有效和持续可读； 留存业务活动的原始凭证，为司法、审计提供证据服务； 一提升机构的文件管理的治理和服务能力，加强机构信息资产的增值服务； 传承历史文化，复用智慧和经验，促进机构乃至社会数字记忆的留存和历史文化的传播与 继承。 5.2 2电子文件管理能力框架 电子文件应由机构内部设置的ERMO牵头和实施，机构ERM能力主要取决于ERMO的组织 运作、文件管控、信息服务和技术实现四大职能域的专业能力。ERMO的四大职能活动能否顺利开 展，并实现真实、完整、可用、安全的目标，取决于机构层面信息化的总体水平、机构ERM领导体制健 全程度、机构形成的ERM文化氛围和机构对ERM的战略定位等方面。电子文件管理能力框架如图 1所示。 2 GB/T 39755.1—2021 机构ERM定位 ·管理决策 ·ERM-IT架构设计 ·组织建设 HRM系统建设 ·制度管理 ·系统运维与治理 ·运行管控 纽织 技术 运作 实现 「机构信息 机构ERM1 真实完整 1 化水平 领导体制 可用安企 信息 文件 服务 管控 ·信息服务规程 ：ERM业务架构 ·信息服务用户管理 ·ER资源管理 ·信息服务业务开展 ·ERM业务开展 机构ERM 文化 图1电子文件管理能力框架 组织运作能力是ERMO的领导决策人员和相关管理人员应具备的规划、决策、组织、计划、监督、协 调和指挥的能力，宜从管理决策、组织建设、制度管理和运行管控等方面进行建设。 文件管控能力是ERMO的文件管控人员和电子文件的形成、办理人员应具备的对电子文件对象进 行全生命周期管理与控制的能力，宜从ERM业务架构、ER资源管理和ERM业务开展等方面进行 建设。 信息服务能力是ERMO的信息服务人员履行职务为文件利用者提供服务并使其受益的能力，宜从 信息服务规程、信息服务用户管理、信息服务业务开展等方面进行建设， 技术实现能力是ERMO的技术人员借助技术手段，将电子文件管理业务融入信息系统，保障系统 及其软硬件技术环境可靠运行和安全访问的专业技术能力，宜从ERM-IT架构设计、ERM系统建设、 系统运维与治理等方面进行建设。 6电子文件管理能力要求 6.1总体能力 开展ERM工作，应达到但不限于以下总体能力： a) 成立机构内部跨部门的专兼职ERMO,明确机构ERM的管理体制、运行机制、组织架构与岗 位职责； b) 建立ERM运行体系，制定ERM工作规划、制度规范、实施方案和安全保障措施； 选用合规的ERMS，支持ERMO开展电子文件管理，ERMS应符合GB/T22239中安全等级 保护要求和GB/T29194中的文件管理相关功能的规定； 3